Pour moi, être efficace, ce n’est pas abattre machinalement les tâches le plus vite possible. Il y a les ordinateurs pour cela… D’ailleurs, on mesure leur indice de performance, pas leur indice d’efficacité.
Être efficace, c’est au contraire faire ce qui a du sens, ce qui est important pour soi.
Comment on fait concrètement pour être plus efficace:
1. Faire sa liste du jour
La liste du jour, c’est la liste que nous écrivons avant de commencer la journée (idéalement la veille au soir), et qui contient tout ce que nous souhaitons accomplir dans la journée.
C’est mon fil conducteur pour ne pas m’éparpiller. Ça m’évite de me rendre compte le soir que j’ai été occupée toute la journée… mais que je n’ai rien fait de ce que je voulais !
2. Au moins une action par jour sur un projet long terme
Ah, le piège du projet long terme ! On doit l’avoir fini dans tellement longtemps qu’on ne voit pas l’urgence de s’y mettre dès maintenant. Et encore, parfois il n’y a même pas de date butoir…
Plutôt que de faire des plannings compliqués avec diagrammes de Gantt et tout et tout… où finalement on passe plus de temps à planifier qu’à faire, je préfère mettre chaque jour dans ma liste au moins une action pour faire avancer un projet long terme.
Pas besoin d’y passer forcément beaucoup de temps. C’est fou tout ce qu’on peut faire en 5 minutes par jour pour être plus efficace dans la vie!
3. Écrire son plan pour être efficace
Qu’est-ce que j’appelle un plan de marche ? C’est la liste des actions nécessaires pour arriver à un résultat. Je m’en sers surtout pour les tâches un peu longues et qui demandent de la réflexion. Pour ce genre de tâches qu’on ne sait pas trop comment attaquer, on commence souvent par analyser tout ce qu’il faudrait faire pour réussir à trouver la première chose qu’on doit faire.
A ce stade, on a les grandes lignes de tout ce qu’il y aura à faire pour atteindre le résultat. Ça peut paraître bête, mais on pense rarement à noter dans un coin le fruit de cette réflexion.
Le temps d’avoir fini la première action, on a oublié la suite du plan et il faut recommencer à réfléchir… Vous avez dit efficace ?
4. Une chose à la fois
Encore une chose qui nous différencie des ordinateurs : ils peuvent faire plusieurs choses à la fois sans perte de qualité et être plus efficace (ou plus exactement, ils exploitent les temps morts d’un processus pour en exécuter un autre), pas nous.
Nous, quand nous essayons de faire plusieurs choses en même temps, on se retrouve généralement à avoir tout commencé et surtout rien fini… Vous ne me croyez pas ?
Vous est-il déjà arrivé de dire que vous alliez juste lire un ou deux mails, le temps qu’un programme un peu long à démarrer se lance, pour vous rendre compte ensuite qu’au lieu d’un ou deux mails vous aviez surfé pendant 30 minutes sur le web ? Alors vous voyez de quoi je veux parler…
5. Commencer par la tâche la plus importante
Le meilleur moyen de faire ce qui compte, c’est encore de le faire avant qu’autre chose ne vous en empêche. Avant qu’un collègue vienne vous interrompre, avant que le téléphone ne sonne, avant qu’une réunion ne s’éternise en prenant tout le temps qu’il vous restait… ou avant que vous ne trouviez plus rigolo à faire.
Ne laissez pas l’important se faire dévorer par le pseudo-urgent !
6. Noter ses idées
Parce qu’on pense toujours aux choses au mauvais moment, mais que c’est terriblement frustrant ensuite de chercher à retrouver cette idée qu’on a oublié ce qui diminue votre efficacité…
Et aussi parce qu’une des principales causes du multitasking est qu’on laisse tomber notre travail en cours à chaque fois qu’on pense à une autre chose qu’on doit faire, par peur de l’oublier justement… En notant cette nouvelle tâche, on permet à notre cerveau de se reconcentrer sur le travail en cours… pour le finir !
7. Alterner les types de tâches
Ceux qui ont déjà essayé de passer toute une journée à rédiger un article ou un rapport pour être plus efficace, par exemple, le savent : on accomplit beaucoup moins en faisant la même chose pendant 8 heures d’affilée qu’en 8 fois 1 heure espacées dans le temps.
C’est vrai aussi pour les loisirs : regarder un bon film est agréable, mais enchaîner film sur film toute la journée devient vite insupportable…
Si on passe trop longtemps sur la même activité, on finit par se lasser. On travaille alors moins vote, et surtout moins bien. Changer de type de tâche apporte une bouffée d’air frais et permet d’utiliser d’autres ressources.
8. Faire des pauses
Indispensables pour être efficace, les pauses permettent de refaire le plein d’énergie (aussi bien physique que mentale).
Elles ont un autre avantage caché. Elles permettent de prendre du recul et donc d’avoir un regard critique sur son travail. Il est impossible de savoir si on va bien à l’essentiel quand on passe toute la journée la tête dans le guidon…
Besoin d’une preuve ? Êtes-vous déjà resté coincé en vain sur un problème pendant des heures, pour brusquement trouver la solution pendant que vous étiez sous la douche ?
9. Contraindre son temps de travail
Non, non, non ! Ce n’est pas parce que vous faites plus d’heures au boulot que vous êtes plus efficace (même si les mentalités sont loin d’avoir changé sur la question). Il y a même des pays où on considère que si vous êtes encore au travail après 17h, c’est que vous êtes mal organisé.
Et ils ont raison ! Si vous ne vous fixez pas de limite, vous ne ferez pas plus de choses. Vous vous accorderez juste plus de temps pour faire la même chose.
10. Arrêter de réfléchir et AGIR
Bien sûr, il faut parfois prendre le temps de réfléchir… à condition de réfléchir pour arriver à quelque chose, pour planifier, pour organiser, pour décider. Mais une fois que c’est fait : ACTION !
Continuer à réfléchir sans raison ne sert qu’à alimenter ses peurs. C’est le premier pas vers la procrastination… Alors au lieu de passer une demi-heure à trouver des raisons de ne pas faire tout de suite, consacrez cette demi-heure à agir. Cela vous rapprochera bien plus de vos rêves que n’importe quelle réflexion !
Et vous, quelles méthodes utilisez-vous pour réussir à être efficace au quotidien ?
